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Rencontre avec Hélène, assistante administrative

Hélène est notre assistante administrative. Elle aime la broderie, les travaux manuels et cuisiner. Rencontre avec celle qu’on surnomme affectueusement « la maman » de Netconcept.

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Peux-tu te présenter ?

Je m’appelle Hélène, je suis assistante administrative chez Netconcept depuis 4 ans. Avant d’avoir ce poste, j’ai tout d’abord étudié en faculté de droit, puis j’ai fait un BTS CGE, pour terminer par un DECF (Diplôme d’Etudes Comptables et Financières). Actuellement, je m’occupe de la partie fiscale et de la comptabilité des 2 sociétés, Netconcept et Flashguards. Je gère les contrats de travail, la préparation des éléments de salaire, les facturations, les déclarations d’impôts, les recouvrements, j’organise des cessions de créance, … Je travaille parfois avec notre administrateur technique, Emilio, afin de récupérer certaines données telles que les heures supplémentaires des techniciens. Enfin, j’organise des réunions administratives tous les 15 jours dont je fais, par la suite, des comptes rendus.

Qu’est-ce qui te plaît dans ton métier ?

Ce qui me plaît dans mon métier, c’est la diversité des tâches, ce n’est pas un travail monotone. J’apprécie surtout le fait de pouvoir travailler seule, de ne pas forcément dépendre de quelqu’un, ce qui me permet de me remettre souvent en question.

Parle-nous de tes réunions administratives : quel en est le but, que permettent-elles de changer au sein de l’entreprise ?

Ces réunions permettent de suivre en temps et en heure les objectifs fixés : on peut alors constater si ils sont atteints ou non et si non pourquoi, déterminer sur quel aspect il faut mettre l’accent, … Ces réunions permettent un suivi de nos activités. Au départ, nous avions connaissance des résultats que lors du bilan comptable annuel, ce qui n’était pas suffisant. Désormais, nous avons accès à un suivi autant commercial que technique, et les réunions se déroulent tous les 15 jours, ce qui nous permet d’être plus réactifs.

Nous les avons mises en place depuis presque un an, mais elles sont séparées par activité depuis seulement 6 mois. Elles permettent de cerner les points à améliorer, et nous aident à faire remonter des informations importantes, pour veiller au bien-être des salariés et régler certains problèmes particuliers. Je fais au préalable des tableaux de suivi, qui me permettent de fixer et suivre les objectifs de l’entreprise, et d’alerter en cas d’objectif non atteints. Pour Netconcept, je mène ces réunions avec le Gérant, Walter, et notre Directeur commercial, Quentin. Pour Flashguards, j’échange avec le co-gérant, David, et notre responsable technique, Régis.

Le mercredi, tu fais du Home-office : comment s’est opéré ce changement ? en quoi a-t ’il changé ta façon de travailler ?

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Hélène et son fils lors des 20 ans de Netconcept

J’y pensait depuis un certain temps : depuis la création de la 2nd société, l’organisation a été un peu chamboulée, j’avais du mal à prioriser mes tâches. Puis j’ai eu l’occasion d’en parler à Walter : il m’a alors proposé de centraliser la comptabilité sur une demi-journée, afin de me permettre de me concentrer d’avantage sur la relation avec les clients et les fournisseurs le reste de la semaine.

J’ai d’abord fait un essai, puis c’est devenu mon organisation quotidienne. Depuis ce changement, je m’occupe uniquement de la comptabilité le mercredi matin, car elle ne nécessite pas d’être présente à l’agence. Quand je travaille chez moi, je me concentre sur des tâches purement administratives, je ne suis pas interrompue par le téléphone ce qui me permet d’être plus rapide et plus productive, mais je reste tout de même joignable par mail en cas d’urgence.

Quels sont tes projets pour l’avenir ?

Je n’ai pas vraiment de projets pour le moment, mais je souhaiterai voir une réorganisation des postes dans l’entreprise, car j’aimerai d’avantage axer mon travail dans le domaine social. Aujourd’hui, je me repose beaucoup sur mon expert-comptable, mais je me dis qu’à terme, j’aurai la possibilité de faire plus de choses. Une fois que l’entreprise sera bien plus développée, je pourrai envisager d’exercer une fonction plus proche des Ressources Humaines. Sinon, j’ai pour projet personnel de partir en Martinique, je veux plus de soleil et moins de moustiques !

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